Télétravail en cabinet : un management d’équipe à repenser… à distance

Alors qu’une grande majorité de Belges veulent poursuivre le télétravail après la crise, on se demande bien pourquoi les professionnels du chiffre y feraient exception ! Les avantages de cette pratique sont bien connus et… ses inconvénients aussi. Pour capitaliser sur les uns et éviter les autres, il faut à la fois privilégier l’efficacité immédiate, tout en conduisant une réflexion sur le fond : « télémanager », « téléencourager », « télécontrôler » … facile à dire… mais comment faire ?

Le télétravail ne constitue pas une découverte pour la plupart des experts-comptables. Beaucoup connaissaient – avant que l’on parle de confinement – cette pratique du métier à distance, pour quelques demi-journées, chaque mercredi, ou… depuis le bureau aimablement prêté par le client qu’ils visitaient. De même pour certains de leurs collaborateurs.

« Les hommes ne voient la nécessité que dans la crise », disait un des pères de l’Europe, Jean Monnet. Les événements accélèrent toujours les transformations, et beaucoup de dirigeants de cabinets ont dû renouveler dans l’urgence leurs pratiques d’organisation et d’animation – en l’absence du face-à-face quotidien avec leurs collaborateurs. Il leur a fallu à la fois privilégier l’efficacité immédiate, et réfléchir sur le fond. Télé-manager, télé-encourager, télécontrôler… comment s’y prendre ?
Revue des bonnes pratiques pour manager à distance.

  1. Expertise-comptable à distance : s’assurer que la technique suit
    Pour qu’un cabinet puisse télétravailler, il lui faut des ordinateurs, des connexions à un VPN, ou via la box du collaborateur en privilégiant pour des raisons de sécurité un raccordement filaire plutôt qu’en mode Wi-Fi ; s’y ajoutent évidemment les téléphones, et les accès aux ressources partagées.
    La mise en place nécessite (outre que le matériel soit en bon état de fonctionnement, naturellement) de :
    • Proposer un calendrier raisonnable – compte tenu des moyens informatiques à votre disposition – pour remédier aux lacunes,
    • Organiser une « hotline », avec un technicien si possible ou, sinon, en favorisant le partage des compétences entre les membres de votre équipe,
    • Questionner régulièrement les collaborateurs du cabinet sur leurs besoins : leurs éventuelles inquiétudes doivent être levées pour qu’ils puissent se consacrer à fond aux tâches qui les attendent… à commencer par les liasses fiscales.
    • Partager les livrables par tout outil collaboratif – OneDrive, Microsoft Teams, etc. « Autant que possible, choisissez un média commun et unique. Car ce n’est pas le moment de se disperser !

2. Productivité du cabinet : déterminer des règles du jeu

En structurant votre journée et celle de vos collaborateurs, la productivité du groupe bénéficiera de la disparition des pollutions diverses. La plupart des télétravailleurs, comptables y compris, estiment travailler plus et mieux qu’au bureau. À condition de ne pas être trop dérangés ! Pour le dirigeant du cabinet, cela passe par :
• Déterminer des plages raisonnables de travail, en tenant compte des situations personnelles de chacun (espace disponible, présence d’enfants, tâches domestiques à effectuer, urgences pour un client, etc.) ;
• Prévoir des périodes où tout le monde se rend disponible, comme au bureau ;
• Proscrire les appels téléphoniques à certaines heures ( entre l’heure du midi par exemple) ;
• Privilégier les mails pour les questions non urgentes ;
• Bien formaliser les demandes d’intervention ;
• Respecter le droit à la déconnexion et le faire respecter à vos collaborateurs ;
• Inciter aux prises de repos, y compris en donnant l’exemple !
« Il est important de ne pas mettre de règles trop contraignantes en place ; beaucoup de collaborateurs ont des enfants et doivent s’en occuper – et donc organiser leur journée de travail différemment par exemple le matin ou le soir pour les conduire ou les reprendre à l’école, me mercredi après-midi

  1. Organisation du cabinet : animer l’équipe

Toutes les études montrent que le principal reproche fait au télétravail est l’isolement qui s’ensuit : 36 % des télétravailleurs s’en plaignent, contre 26 % des salariés en général. Il est donc souhaitable d’organiser des moments collectifs, même à distance. Ainsi :
• Poser le principe d’une réunion quotidienne, en téléconférence si vous êtes équipés (Skype ou Zoom… par exemple). Dans le cas contraire, des outils aussi simples que WhatsApp, avec la création d’un groupe privé, peuvent faire l’affaire. Attention toutefois à la confidentialité.
• En complément, ou à la place, de ces moments collectifs, astreignez-vous à des échanges quotidiens individuels avec vos collaborateurs.
• Séparer le professionnel du personnel, mais faire une place aux deux.
• Là encore, donner l’exemple en utilisant les réseaux sociaux. Vous serez d’abord seulement lu et liké, ensuite commenté… et finalement imité.

  1. Collaborateurs : préciser les rôles de chacun

« Il est fondamental de s’assurer de l’alignement des décisions, et que le partage des tâches soient bien connues de tous ». Car si les priorités ne changent pas, les contingences peuvent influer sur leur hiérarchie et sur les responsabilités. Ce qui signifie :
• Analyser si des mutualisations de tâches sont possibles : par exemple, peut-on spécialiser un collaborateur dans la dématérialisation des pièces reçues ? Dans ce cas, peut-il être intéressant de rerouter le courrier physique vers son domicile ?
• Si ce n’est pas déjà le cas, organiser le travail de vos collaborateurs œuvrant pour un même client en formalisant des responsabilités et des enchaînements de tâches ;
• Libérer du temps en décalant des tâches moins prioritaires, qui seront effectuées plus rapidement de retour au cabinet ;
• Transformer utilement ce temps gagné : appeler les clients pour comprendre leurs autres besoins, organiser une veille des réseaux sociaux ; rechercher d’éventuelles formations el ligne utiles, sur des sujets techniques ou réglementaires. Dans tous les cas, responsabilisez un ou des collaborateurs sur ces mission et demandez-leur de partager leurs résultats de façon formalisée (restitution lors d’une téléréunion transverse).

  1. Penser à soi : un bon (expert-)comptable est d’abord… un (expert-)comptable en bonne santé !

Le risque de surmenage existe aussi en télétravail :
• Ménagez-vous donc aussi des plages de repos et des moments off-line,
• Segmentez votre temps entre vos obligations de contrôle du travail réalisé par vos collaborateurs, et celles liées à l’animation de l’équipe,
• Pensez à désigner quelqu’un qui prendrait le relais en cas de défaillance momentanée.

septembre 10, 2020

1 responses on "Télétravail en cabinet : un management d’équipe à repenser… à distance"

  1. Merci pour cet article intéressant

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